Haags Retailpunt
Er moeten veel stappen gezet worden om tot een BIZ te komen. Over het algemeen neemt een BIZ-traject 6 tot 9 maanden in beslag! Een periode die de nodige tijd en inzet vergt van de gemeente en de initiatief-nemende ondernemers en/of vastgoedeigenaren, die daarnaast ook nog een eigen onderneming hebben. Om die reden kunnen alle (potentiële) BIZ-en op dit moment gebruik maken van een BIZ Kwartiermaker tijdens de opstart van het traject. Het BIZ-infopunt zal in overleg met de initiatiefgroep door de Gemeente Den Haag (gedurende de huidige collegeperiode) afhankelijk van de grootte en de complexiteit van een gebied, een BIZ Kwartiermaker (kosteloos) beschikbaar stellen voor 80 á 100 uur.
Maak zo snel mogelijk kenbaar bij het BIZ-Infopunt dat er behoefte is aan een BIZ en informeer over wat er bij een BIZ-traject komt kijken.
Als de BIZ wordt gestart vanuit een bestaande winkeliers-/ondernemersvereniging (- stichting), bespreek de wens om een BIZ-traject in te gaan alvast een keer met de leden.
Formeer een BIZ-werkgroep met 2 à 3 initiatiefnemende ondernemers en/of vastgoedeigenaren die de BIZ-kar gaan trekken.
Het BIZ-Infopunt kan een presentatie verzorgen voor het bestuur en/of tijdens een Algemene Ledenvergadering (ALV).
Het opzetten van een BIZ is te doen maar is wel een uitdaging. Goede voorlichting en ondersteuning is dan ook noodzakelijk. Gedurende de huidige collegeperiode stelt de gemeente Den Haag (onder voorwaarden) ondersteuning beschikbaar in de vorm van een BIZ-kwartiermaker. De BIZ-kwartiermaker ondersteunt/adviseert de BIZ- werkgroep bij het opstellen van het BIZ-plan. De aanvraag verloopt via het BIZ- Infopunt.
Het aantal uren van de BIZ-kwartiermaker is beperkt. Het is niet de bedoeling dat de BIZ-kwartiermaker het BIZ-traject zelfstandig uitvoert, vanuit de BIZ-werkgroep wordt ook inzet verwacht.
De achterban (ondernemers, vastgoedeigenaren en andere betrokkenen) moet goed en constant op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken rondom het BIZ-traject.
Proefpeiling
Om een BIZ-traject binnen de gemeente te kunnen opstarten is er een gemeentelijke eis om een schriftelijke proefpeiling (informele draagvlakmeting) onder de betrokken ondernemers en/of vastgoedeigenaren te houden om te bepalen of er voldoende draagvlak is voor een BIZ.
Uit de proefpeiling moet duidelijk worden hoeveel stemmen van alle betrokken ondernemers en/of vastgoedeigenaren voor of tegen de oprichting van de BIZ is. We spreken dan van een go of no go moment. Alleen bij voldoende voorstanders (minimaal
40%) start de gemeente (DSO Economie) de formele procedure voor de BIZ. Zoals het opstellen van de uitvoeringsovereenkomst, de verordening en het organiseren van de officiële draagvlakmeting.
De proefpeiling is dus nodig om een alvast een inschatting te kunnen maken voor de te verwachten uitslag van de officiële draagvlakmeting.
Bij een positieve uitslag van de proefpeiling kan door de ondernemers het BIZ-plan worden opgesteld. De toekomstige bijdrageplichtigen (ondernemers en/of vastgoedeigenaren) worden geïnformeerd over de resultaten van de proefpeiling, het definitieve BIZ-plan (incl. planning van inkomsten en uitgaven) en het vervolgtraject.
BIZ-plan
Het BIZ-plan bevat o.a. de BIZ-definitie, de gebiedsafbakening, de planning van inkomsten en uitgaven en een meerjarenplanning van activiteiten, die jaarlijks in een BIZ Jaarplan nader geconcretiseerd worden. De activiteiten zijn onderverdeeld in vijf thema’s:
In het proces speelt de afdeling DSO Economie van gemeente Den Haag een belangrijke rol. Het BIZ-plan wordt door DSO Economie getoetst aan de BIZ-wetgeving en aan het gemeentelijk beleid. Op grond daarvan wordt een uitvoeringsovereenkomst gesloten tussen de BIZ-vereniging c.q. stichting en het College van Burgemeester en Wethouders, waarin de gemeente ook haar verplichtingen vastlegt. De gemeente, sector Belastingzaken, stelt een verordening op en DSO Economie organiseert vervolgens een officiële stemming (de officiële draagvlakmeting).
Maak gebruik van de beschikbare formats, de proefpeilingsformulieren, begeleidende brieven en het BIZ-plan.
Enthousiasmeer eerst de leden van het bestaande ondernemerscollectief, daarna de twijfelaars die alleen mee willen doen als iedereen meedoet en tenslotte de overtuigde tegenstanders.
Gebruik de resultaten van de proefpeiling als input voor het BIZ-plan.
Zorg dat het BIZ-plan geaccordeerd wordt door de achterban alvorens deze wordt
ingediend bij de gemeente.
Informeer tussentijds de achterban over de stand van zaken en de stappen die zijn gezet.
Maak een folder met daarin de belangrijkste punten (samenvatting) van het BIZ-plan. Het BIZ-Infopunt heeft hier een aantal formats voor.
Deel ongeveer een week voor de start van de officiële draagvlakmeting een vooraankondiging met daarbij de folder uit bij de achterban. Vergeet de vastgoedeigenaren van de leegstaande panden niet!
Officiële draagvlakmeting
Alle potentieel bijdrageplichtige (ondernemers en/of vastgoedeigenaren) mogen hun stem uitbrengen over het BIZ-plan. Bij voldoende draagvlak treedt de verordening in werking. Er is voldoende draagvlak als:
In geval van een combinatie van eigenaren- en gebruikers-BIZ, minimaal de helft van de gebruikers en minimaal de helft van de eigenaren een geldige stem heeft uitgebracht en daarvan minimaal de helft van de gebruikers en minimaal de helft van de eigenaren voor het instellen van de BIZ is.
Als uit de officiële draagvlakmeting blijkt dat er voldoende draagvlak is, legt de sector Belastingzaken de aanslagen voor de BIZ-bijdrage op aan alle bijdrageplichtigen. De gemeente (DSO Economie) stort dit geld, na aftrek van de perceptiekosten (2,1% administratiekosten), in de vorm van een BIZ-subsidie door naar de BIZ-vereniging/-stichting (90% voorfinanciering). Het BIZ-bestuur kan daarmee haar BIZ-plan uit gaan voeren en moet zorgen voor een jaarlijkse verantwoording aan de bijdrageplichtigen en de gemeente (DSO Economie). Een BIZ kan worden ingesteld voor maximaal 5 jaar.
Tips voor de start van de BIZ
Jaarlijks moet er een BIZ-jaarplan en BIZ-verslag worden gemaakt door het BIZ-bestuur.
BIZ-jaarplan
In het jaarplan wordt duidelijk beschreven welke activiteiten de BIZ-vereniging (-stichting) in het betreffende jaar gaat uitvoeren, inclusief een bijbehorende voorlopige begroting. Het moet daarnaast ook zichtbaar zijn waarvoor de verschillende financiële middelen (BIZ- subsidie, donaties/sponsoring en eventuele andere subsidies) worden aangewend. Het BIZ Jaarplan wordt op basis van het BIZ-plan (meerjarenplan) opgesteld. Het BIZ-Infopunt heeft in samenwerking met gemeente Den Haag een format BIZ Jaarplan opgesteld dat voldoet aan de eisen van de BIZ-wet en het gemeentelijk beleid. Het BIZ Jaarplan moet besproken worden met de achterban tijdens een ALV of verspreid worden onder de bijdrageplichtigen met een responstermijn voor mogelijke vragen/opmerkingen.
BIZ- jaarverslag
In het jaarverslag legt het BIZ-bestuur tekstuele en financiële verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten. Hierbij dient duidelijk zichtbaar te zijn waarvoor de verschillende financiële middelen (BIZ-subsidie, donateurs/sponsoring en eventuele andere subsidies) zijn aangewend. Tot slot wordt in het jaarverslag ook de definitieve begroting voor het komende jaar opgenomen (de definitieve begroting kan immers pas opgesteld worden als de boeken van het voorgaande jaar zijn gesloten).
Via het BIZ-Infopunt is een format beschikbaar.
Let op! Het jaarverslag moet besproken worden met de achterban tijdens een ALV of verspreid worden onder de bijdrageplichtigen met een responstermijn voor mogelijke vragen/opmerkingen. Daarnaast moet ook een Kascommissie (min. 2 personen, niet zijnde bestuursleden) de boeken controleren en verleent de ALV n.a.v. de bevindingen van de Kascommissie het bestuur al dan niet decharge.
Communicatie BIZ-bestuur
Elke BIZ-vereniging (-stichting) is verplicht zijn/haar achterban te informeren over haar activiteiten en inzage te verstrekken in de boeken.
Zorg dat de achterban weet wat de BIZ-vereniging (-stichting) doet door bijvoorbeeld een reguliere nieuwsbrief.
Organiseer minimaal 1x per jaar (voorkeur is 2x per jaar) een Algemene Ledenvergadering (ALV).
Informeer nieuwe ondernemers die zich gedurende de looptijd van de BIZ vestigen in het BIZ-gebied.
Vergeet niet eigenaren van leegstaande panden te informeren. Zij zijn immers wellicht bijdrageplichtig gedurende de leegstand. Denk hierbij dus ook aan de eigenaren van panden die gedurende de looptijd van de BIZ leeg komen te staan.
Informeer de eigenaren over de BIZ en haar activiteiten, wellicht hebben zij interesse om een eigenaren BIZ op te starten, mee te doen in de vorm van een combinatie BIZ (gebruikers & eigenaren) of als donateur aan te haken bij de gebruikers BIZ.
Een BIZ kan op drie manieren eindigen:
Ongeacht de reden waarom de BIZ beëindigd wordt, moeten er diverse stappen worden ondernomen om de BIZ op de juiste wijze financieel en juridisch af te ronden. Neem hiervoor contact op met het BIZ-Infopunt.
